Yazar: Henry CALER, Bob OSKAN
İş görüşürken herşeyle karşılaşabilirsiniz. Sizi düşman gören birisine dostça yaklaşın ve açık görüşlü olun. Görüşmelerde memnuniyetsizliğinizi belirtmek için gerekli durumlarda öfke kullanılabilir. Karşı taraftan birşey talep ederken özür dileyen bir tavır içine girilmemelidir. Amaçlanan şeyler çok isteniyorsa bir zararı yoktur fakat gerçekçi olmak lazımdır. Karşı taraftan yardım isterken fikirlerine saygılı olduğunuz belirtilmelidir. Dinleyici önünde konuşulurken onlar rahatlatılır ve tabii davranılır.
Bir görüşme yeri seçilirken oranın şartları ve insanlara tesiri dikkate alınmalıdır. Görüşmede karşı tarafla ilişkiler bozuluyorsa anlaşmazlık konuları tekrar gözden geçirilip hoşgörülü davranılmalıdır. Değişikliklere karşı her zaman açık olunmalıdır. Yazılı iletişimde organizasyon ve dilin anlaşılır olmasına dikkat edilir. Bir meselede taviz verilecekse dikkatli davranılıp “kaz gelecek yerden tavuk esirgenmez” düsturu dikkate alınmalıdır.
Karşı taraf hiç beklenmeyen bir anda sizi zor durumda bırakabilecek sorular sorarsa eğer ilkönce mesele kavranmaya çalışılır ve ardından da cevaplanır. Burada karşı tarafın amacı şaşırtmak olabilir. Bu yüzden böyle durumlarda soğukkanlı davranılır.
Görüşmelerde insanların sıkça karşılaştıkları bir durum vardır; tartışmalar. Acaba hangi sınırlar görüşme ile tartışmayı birbirinden ayırır aşağıda belirtilmiştir.
Görüşme Tartışma
l-Karşılıklı kazanç yaklaşımı -Tek tarafın kazanması düşüncesi
2-Uzlaşmaya her an açık olma -Uzlaşmayı reddetme
3-Ortak ilgi alanları bulma çabası -Savunma durumu 4-İhtiyaç ve duyguları dinleme -Karşı tarafın fikirlerini çürütme amacı
5-Soru ve konuya ilgi -Sadece konuya ilgi
Yukarıda da açık bir şekilde görüldüğü gibi iyi bir görüşmeci tartışmaya girip kendini yıpratmaz. Bununla birlikte karşı tarafın görüşlerini dikkatlice dinler ve dinlerken karşıdaki kişinin davranışlarını dikkatle takip eder. Karşıdaki insanın gözlerine bakar.
Görüşmelerde sık başvurulan bir taktik vardır; karşı tarafın kendini suçlu hissetmesini sağlamak gibi. Dinlemek ve karşı tarafı dikkatlice takip etmek oldukça önemlidir. Gerekiyorsa sık sık notlar alınmalıdır. Görüşmelerde tutulamayacak sözler verilmemelidir
Karşı tarafa gerekli olan sorular sorulmalı ve onların sorduklarına da cevaplar verilmelidir. Cevaplar verilirken mümkün olduğu kadar hızlı ve açık bir şekilde verilir ve savunma pozisyonuna girilmez.
Karşı tarafı bir konuda ikna edebilmek için ilkönce onların sizin bakış açınızı yakalamalarına çalışmalısınız. Bir grup ikna edilecekse iş daha zorlaşır çünkü burada tamamını ikna etmek gerekli olur.
Görüşmelerin başarıya ulaşarak bir anlaşma ile sonuçlanabilmesi insanlar arasında kurulacak olan iyi bir iletişimle ancak söz konusu olabilecektir.
Jesse Nienberg’e göre insanların iletişim kurmalarına engel olan beş şey vardır.
- Değişime karşı koymak
- Karşı tarafı dinlememek ve kendi fikirlerine saplanıp kalmak.
- Yalnız kendi isteklerini duymaya çalışmak
- Yanlış yargılara varmak
- Gizlilik
Anlaşma olabilmesi için tarafların karşılıklı birbirlerine güvenmeleri şarttır. Bunu sağlayan bazı etkenler vardır. Bunlar açıklık, dürüstlük, kendine güven duyma, tecrübe, inandırıcılık vs. şeylerdir. Ayrıca meselelere karşılıklı iyi yaklaşımlarda oldukça etkilidir.
Bir problemle karşılaştığınızda problemi dinleyin, problem üzerinde yoğunlaşın ve problemi kavramaya çalışarak daha kapsamlı ele alın ki çözebilesiniz. Bunun için yeni fikirler ortaya atılabilir. Fakat daha iyisi de problemleri önleyip en aza indirmektir. Karşı tarafa konuşması için fırsat verin. Talepte bulunurken özür dilemeyin. Sorumluluklarınızı üstlenin başkasının üzerine atmayın. Sabırsızlandığınızda kendinizi kontrol etmeyi öğrenin. Kaba davranışlardan ve saldırganlıktan kaçının. Dürüst olun. Karşı tarafı küçümsemeyin ve köşeye sıkıştırmaya çalışmayın. Bu işinizi zorlaştıracak ve onları savunma pozisyonuna itebilecektir ki bu da anlaşmanın yapılmasına engel teşkil edecektir. Ayrıca karşı tarafı dikkatle dinleyin, anlamaya ve fikirlerini yorumlamaya çalışın. Sözleriniz ve davranışlarınız bir bütün olsun.
Görüşme esnasında soru sormaktan çekinmeyin. Fakat şu altın kurala hap uyulmalıdır.”Size yapılmasını istemediğiniz şeyleri başkalarına yapmayın.”Karşı tarafı kibar ve de saygılı bir şekilde dinleyin. Görüşmeye sakin bir kafayla oturmalıdır. Ayrıntılara dikkat edilmeli ve gözden kaçan bir nokta olmamasına özen gösterilmelidir. Karşı tarafın dikkat ve ilgisini üzerimize ve özellikle işimize çekmeyi bilmeliyiz. Şuna da temas etmek gerek. Görüşme sırasında yapılan esprilerin dozajına dikkat edilmeli ve karşıdakilerin rahatsız ve rencide edilmemesi esas alınmalıdır. Yapılan şeyler toplantının havasını bozmamalıdır.
Görüşmeler yapılırken bazen işler kördüğüm olur ki böyle zamanlarda yapılması gereken bazı uygulamalar olacaktır. Görüşme olmadığı takdirde anlaşma da olamayacağının vurgulanması gerekir. Hatta olmamasının her iki tarafa vereceği ihtimal dahilinde olan zararlardan bahsedilerek karşı tarafın dikkati çekilerek devamlılık sağlanmaya çalışılır. Eğer gene de netice alınamıyorsa her iki tarafında yeteri kadar düşünmesini sağlamak gayesi ve ortamı da yumuşatma adına ara verilebilir. Başka bir zaman devam edilmek üzere ertelenebilir. Veya görüşme yerinde değişiklik yapılabilir. Daha sonra da alternatifler düşünülüp karşı tarafa takdim edilebilir. Daha da ileri gidilerek eğer anlaşma çok önemli ise bazı tavizler bile verilebilir.
Görüşmelerde her zaman güç dengesi bulunmaz .Bazen bir taraf diğer taraftan daha zayıf olabilir. Eğer güçlü taraf iseniz bazı baskı unsurları kullanabilir hatta tehdit bile edebilirsiniz ama bu en son başvurulacak olan yoldur. Güçsüz taraf iseniz mümkün olduğunca dikkatli davranmalı hatta zayıflık içerisinde dahi elde edilebilecek avantajların olabileceğini unutmamalısınız. Güçsüzlük güçsüz olan tarafı savunma pozisyonuna sokmamalıdır. Konuları iyi takip etmeli ve kendinize güvendiğinizi hissettirmelisiniz. Karşılıklı kazanç çözümünü savunun. Kaybetmenize kesin gözüyle bakmayın.
Karşı tarafın düşmanca davranışları sonucunda uzlaşmadan vazgeçildiği durumlar olabilir. Eğer bu şekilde davranırsanız görüşmeden çekilmek durumunda kalırsınız ki böylece görüşmelerin sonunda elde edebileceğiniz avantajlardan mahrum kalmış olursunuz. Bu yüzden uzlaşma sağlamak için mevcut durumunuzu iyice analiz etmeniz gerekir. Ayrıca karşı tarafa işbirliği yapmaya açık olduğunuzu belirtmelisiniz: Görüşmede mutlaka her iki tarafında karşılıklı kazanç amacını gütmeleri gerekir.
Kendinize güvenin. Konuşurken açık ve dürüst olun. Daima yeni fikir ve görüşlere açık olduğunuzu karşı tarafa hissettirin.
Uzlaşma sağlamak demek istediklerinizin daha azına razı olmak demek değildir. Her iki tarafında menfaatlerinin tatmini gereklidir. Bu yüzden çekişmeye girmekten mümkün mertebe sakınılır.
Bir görüşme acaba ne zaman başarılıdır ne zaman değildir diye bir soru sorulduğunda anlaşma her iki taraf için de bir zafer ise başarılıdır denilebilir. Amaç her iki tarafında kazanması olmalıdır.
Görüşmelerde birçok engelle karşılaşmak mümkündür. Birçok zorluk tarafların birbirleriyle anlaşamamalarından kaynaklanır. Görüşmeciler kendilerini ispatlama ve galip çıkma çabasına kapılırlar. Eğer görüşme sırasında durumunuzu karşı tarafa kabul ettirmek için gösterdiğiniz çaba çok fazla zamanınızı alıyorsa problemlerle karşı karşıya kalacaksınız demektir. görüşme yapmak yerine tartışmaya giriyorsanız başarıya ulaşma şansınızı azaltmış olursunuz. Görüşme sırasında tartışma taktikleri kullanmak yararlı olabilir ama görüşme amacının tartışma olmadığı unutulmamalıdır.
Görüşme sırasında birçok tehditle yüz yüze gelebilirsiniz. Her zaman açıkça ortaya konmaz. Hatta çoğu zaman bize tehdit gibi gelen sözler hayal kırıklığının bir göstergesidir. Tehdit ihtimali sözkonusu olduğunda karşı tarafı iyice dinleyin ve mümkünse not alın. Aynı zamanda karşı tarafın tehdit ederken ne derece ciddi olduğunu kavramakta önemlidir. Tekrar etmek eğer tehdit üstü kapalı bir şekilde yapılmışsa işe yarayabilir. Üstü kapalı tehdit bir tür uyarı biçimi olabilir. Bu ihtimali gözönünde bulundurun.
Bir tehditle karşılaştığınızda verebileceğiniz birçok tepki vardır. Sessiz kalabilirsiniz, tehdidi tekrarlamasını ve açıklamasını isteyebilirsiniz, tehdidi ciddiye almayabilirsiniz, şaşırmış ve inanmamış gibi davranabilirsiniz.
Karşı tarafın kendisini suçlu hissetmesini sağlamak ya da anlayışlı olduğunuzu ve karşı tarafa önem verdiğinizi hissettirmek işinize yarayabilir. Ya da tartışmayı başka bir zamana erteleyebilirsiniz.
Görüşmelerin nerelerde yapıldığı psikolojik olarak tarafları etkiler. Bu durumda ev sahibi taraf olma bazı avantaj ve dezavantajlar getirecektir. Eğer her iki taraf için de psikolojik olarak üstünlük getirmeyecek bir yer seçilirse uzlaşmaya varmak daha kolaylaşır. Toplu görüşmeler yapılırken de genel olarak bu konulara dikkat edilir. Özen gösterilir.
Genel olarak görüşmelerde en çok dikkat edilmesi gereken karşı tarafın değer yargılarına ve iş ahlakına saygı gösterilmesi ve karşılıklı güvendir…